Krav til regnskapssystem

Et regnskapssystem må oppfylle kravene i bokføringsloven og bokføringsforskriften. Dette dokumentet oppsummerer de viktigste kravene.

Grunnleggende krav

Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas [Bokføringsloven § 4 nr. 1].

De 10 grunnleggende bokføringsprinsippene

1. Regnskapssystem — Ordentlig og oversiktlig system [§ 4 nr. 1]
2. Fullstendighet — Alle transaksjoner skal bokføres fullstendig [§ 4 nr. 2]
3. Realitet — Bokførte opplysninger skal være faktisk inntrufne hendelser [§ 4 nr. 3]
4. Nøyaktighet — Opplysninger skal bokføres korrekt og nøyaktig [§ 4 nr. 4]
5. Ajourhold — Bokføring minst hver fjerde måned [§ 4 nr. 5]
6. Dokumentasjon — Bokførte opplysninger skal være dokumentert [§ 4 nr. 6]
7. Sporbarhet — Toveis kontrollspor mellom bilag og rapporter [§ 4 nr. 7]
8. Oppbevaring — Regnskapsmateriale skal oppbevares forsvarlig [§ 4 nr. 8]
9. Sikring — Sikring mot urettmessig endring, sletting eller tap [§ 4 nr. 9]
10. God bokføringsskikk — Følge god bokføringsskikk [§ 4 nr. 10]

Spesifikasjoner systemet må kunne produsere

For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal systemet kunne utarbeide Bokføringsloven § 5:

1. Bokføringsspesifikasjon — Alle bokførte opplysninger per periode
2. Kontospesifikasjon — Alle kontoer med inn- og utgående saldo
3. Kundespesifikasjon — Alle transaksjoner med kunder
4. Leverandørspesifikasjon — Alle transaksjoner med leverandører
5. Spesifikasjon av uttak — Uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet
6. Spesifikasjon av salg til eiere — Salg til eiere og deltakere
7. Spesifikasjon av salg til ledende ansatte

I tillegg for hver rapporteringsperiode:

• Spesifikasjon av merverdiavgift
• Spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser
• Spesifikasjon av konserneliminasjoner (hvis relevant)

SAF-T (Standard Audit File - Tax)

Fra 1. januar 2020 skal bokføringspliktige som har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig, kunne gjengi disse i standardisert form (SAF-T) Bokføringsforskriften § 7-8.

SAF-T-filen skal inneholde:

• Hovedbokstransaksjoner
• Kunder og leverandører med transaksjoner
• Kontoplan med saldoer
• MVA-koder og -spesifikasjoner

Unntak fra SAF-T:

• Virksomheter med omsetning under 5 millioner kr
• Enkeltpersonforetak uten ansatte og omsetning under 50 000 kr

Dokumentasjonskrav

Salgsdokument (faktura) skal inneholde Bokføringsforskriften § 5-1-1:

• Nummer og dato
• Selgers navn, adresse og organisasjonsnummer
• Kjøpers navn og adresse (org.nr. ved B2B)
• Beskrivelse av vare/tjeneste
• Kvantum og pris
• Eventuell MVA spesifisert per sats
• Betalingsfrist og betalingsinformasjon

Kjøpsdokument skal inneholde Bokføringsforskriften § 5-5-1:

• Selgers navn, adresse og organisasjonsnummer
• Kjøpers navn
• Beskrivelse av vare/tjeneste
• Dato og beløp
• MVA spesifisert (for fradragsrett)

Oppbevaringskrav

Oppbevaringstid Bokføringsloven § 13:

Oppbevaringsform:

• Skal oppbevares i Norge (med unntak for EØS-land etter søknad)
• Skal være tilgjengelig i lesbar form
• Skal kunne skrives ut på papir
• Elektronisk materiale skal være elektronisk tilgjengelig i 3,5 år [Bokføringsloven § 13 b]

Kassasystem

Bokføringspliktige som har kontantsalg skal bruke kassasystem med produkterklæring [Bokføringsloven § 10 a, Kassasystemlova].

Krav til kassasystem:

• Produkterklæring fra leverandør
• Automatisk kvitteringsutskrift
• Elektronisk journal (X- og Z-rapporter)
• Sikring mot manipulering

Unntak fra kassasystemkrav Bokføringsforskriften § 5-4-1:

• Ambulerende og sporadisk kontantsalg under 50 000 kr årlig
• Salg fra automater
• Visse typer oppsøkende salg

Lukking av regnskapsperioder

Regnskapsperioder skal lukkes senest ved utløpet av fristen for levering av skattemelding for formues- og inntektsskatt Bokføringsforskriften § 7-6.

Etter lukking kan bokførte opplysninger ikke endres eller slettes. Korreksjoner må skje ved nye posteringer Bokføringsloven § 9.

Sikkerhetskopi

Det skal tas sikkerhetskopi av elektronisk regnskapsmateriale. Sikkerhetskopien skal oppbevares adskilt fra originalen Bokføringsforskriften § 7-2.

Bistand til kontrollmyndighet

Bokføringspliktige skal gi offentlige kontrollmyndigheter nødvendig bistand til innsyn i regnskapssystemet og stille til disposisjon utstyr og programvare for dette Bokføringsloven § 14.

Kilder

• Bokføringsloven (Lov 2004-11-19-73)
• Bokføringsforskriften (FOR-2004-12-01-1558)
• Kassasystemlova (Lov 2015-12-11-97)