Dobbelt bokføring

Dobbelt bokføring er det grunnleggende prinsippet som ligger til grunn for alle regnskapssystemer. Prinsippet sikrer at regnskapet alltid er i balanse og at alle transaksjoner kan spores.

Grunnprinsippet

Hver transaksjon bokføres på minst to kontoer — én debet og én kredit — med like store beløp. Dette sikrer at summen av alle debetposteringer alltid er lik summen av alle kreditposteringer ^[1].

Regnskapsligningen:

Eiendeler = Egenkapital + Gjeld

Denne ligningen må alltid være i balanse. Dobbelt bokføring sikrer dette ved at enhver endring på én side av ligningen motsvares av en tilsvarende endring på samme eller motsatt side.

Debet og kredit

Huskeregel:

• Eiendeler og kostnader øker i debet
• Gjeld, egenkapital og inntekter øker i kredit

Bilag og dokumentasjon

Alle bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal vise de bokførte opplysningenes berettigelse Bokføringsloven § 10.

Et bilag skal inneholde:

• Dato for transaksjonen
• Beløp
• Beskrivelse av hva transaksjonen gjelder
• Referanse til underliggende dokumentasjon (faktura, kvittering, kontrakt)

Dokumentasjon skal ikke endres etter utstedelse Bokføringsloven § 10.

Sporbarhet (kontrollspor)

Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering ^[2].

Dette betyr:
1. Fra bilag → via hovedbok → til årsregnskap (fremover)
2. Fra årsregnskap → via hovedbok → til bilag (bakover)

Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være nummerert eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig Bokføringsloven § 6.

Eksempel på dobbelt bokføring

Kjøp av kontorrekvisita for 1 000 kr inkl. MVA (25%): Forklaring:

• Kostnaden (6800) øker med 800 kr i debet
• MVA til gode (2710) øker med 200 kr i debet
• Bankinnskudd (1920) reduseres med 1 000 kr i kredit

Sum debet = Sum kredit = 1 000 kr ✓Salg av tjenester for 10 000 kr + MVA (25%):

Periodisering

Bokføring skal skje i den perioden transaksjonen tilhører økonomisk, ikke nødvendigvis når betalingen skjer ^[3].

Eksempel — Forskuddsbetalt husleie: Betaler 30 000 kr i desember for januar-mars neste år.

Ved betaling i desember:

Ved hver månedsavslutning (januar, februar, mars):

Ajourhold

Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned Bokføringsloven § 7.

Kontanttransaksjoner skal registreres daglig, med mindre det benyttes fast kasse Bokføringsloven § 7.

Retting av feil

Bokførte opplysninger skal ikke endres eller slettes etter at ajourholdsfristen er utløpt. Retting skal skje med ny, dokumentert postering der den opprinnelige posteringen i sin helhet reverseres Bokføringsloven § 9.

Kilder

• Bokføringsloven § 4 (Grunnleggende bokføringsprinsipper)
• Bokføringsloven § 6 (Sporbarhet)
• Bokføringsloven § 7 (Bokføring og ajourhold)
• Bokføringsloven § 9 (Retting av bokførte opplysninger)
• Bokføringsloven § 10 (Dokumentasjon av bokførte opplysninger)
• Regnskapsloven § 4-1 (Transaksjonsprinsippet)

Kilder

1. Bokføringsloven § 4 nr. 2, fullstendighetsprinsippet ↩
2. Bokføringsloven § 4 nr. 7 ↩
3. Regnskapsloven § 4-1, transaksjonsprinsippet ↩