Regelagent
Dobbelt bokføring
Dobbelt bokføring er det grunnleggende prinsippet som ligger til grunn for alle regnskapssystemer. Prinsippet sikrer at regnskapet alltid er i balanse og at alle transaksjoner kan spores.
Grunnprinsippet
Hver transaksjon bokføres på minst to kontoer — én debet og én kredit — med like store beløp. Dette sikrer at summen av alle debetposteringer alltid er lik summen av alle kreditposteringer [Bokføringsloven § 4 nr. 2, fullstendighetsprinsippet].
Regnskapsligningen:
Eiendeler = Egenkapital + Gjeld
Denne ligningen må alltid være i balanse. Dobbelt bokføring sikrer dette ved at enhver endring på én side av ligningen motsvares av en tilsvarende endring på samme eller motsatt side.
Debet og kredit
| Kontotype | Debet (+) | Kredit (-) |
|---|---|---|
| Eiendeler (1xxx) | Økning | Reduksjon |
| Gjeld (2xxx) | Reduksjon | Økning |
| Egenkapital (2xxx) | Reduksjon | Økning |
| Inntekter (3xxx) | Reduksjon | Økning |
| Kostnader (4-7xxx) | Økning | Reduksjon |
- Eiendeler og kostnader øker i debet
- Gjeld, egenkapital og inntekter øker i kredit
Bilag og dokumentasjon
Alle bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal vise de bokførte opplysningenes berettigelse Bokføringsloven § 10.
Et bilag skal inneholde:
- Dato for transaksjonen
- Beløp
- Beskrivelse av hva transaksjonen gjelder
- Referanse til underliggende dokumentasjon (faktura, kvittering, kontrakt)
Dokumentasjon skal ikke endres etter utstedelse Bokføringsloven § 10.
Sporbarhet (kontrollspor)
Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering [Bokføringsloven § 4 nr. 7].
Dette betyr:
1. Fra bilag → via hovedbok → til årsregnskap (fremover)
2. Fra årsregnskap → via hovedbok → til bilag (bakover)
Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være nummerert eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig Bokføringsloven § 6.
Eksempel på dobbelt bokføring
Kjøp av kontorrekvisita for 1 000 kr inkl. MVA (25%):| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6800 Kontorrekvisita | 800 | |
| 2710 Inngående MVA | 200 | |
| 1920 Bankkonto | 1 000 |
- Kostnaden (6800) øker med 800 kr i debet
- MVA til gode (2710) øker med 200 kr i debet
- Bankinnskudd (1920) reduseres med 1 000 kr i kredit
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1500 Kundefordringer | 12 500 | |
| 3000 Salgsinntekt | 10 000 | |
| 2700 Utgående MVA | 2 500 |
Periodisering
Bokføring skal skje i den perioden transaksjonen tilhører økonomisk, ikke nødvendigvis når betalingen skjer [Regnskapsloven § 4-1, transaksjonsprinsippet].
Eksempel — Forskuddsbetalt husleie: Betaler 30 000 kr i desember for januar-mars neste år.Ved betaling i desember:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1700 Forskuddsbetalt kostnad | 30 000 | |
| 1920 Bank | 30 000 |
Ved hver månedsavslutning (januar, februar, mars):
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6300 Leiekostnad | 10 000 | |
| 1700 Forskuddsbetalt kostnad | 10 000 |
Ajourhold
Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned Bokføringsloven § 7.
Kontanttransaksjoner skal registreres daglig, med mindre det benyttes fast kasse Bokføringsloven § 7.
Retting av feil
Bokførte opplysninger skal ikke endres eller slettes etter at ajourholdsfristen er utløpt. Retting skal skje med ny, dokumentert postering der den opprinnelige posteringen i sin helhet reverseres Bokføringsloven § 9.
Kilder
- Bokføringsloven § 4 (Grunnleggende bokføringsprinsipper)
- Bokføringsloven § 6 (Sporbarhet)
- Bokføringsloven § 7 (Bokføring og ajourhold)
- Bokføringsloven § 9 (Retting av bokførte opplysninger)
- Bokføringsloven § 10 (Dokumentasjon av bokførte opplysninger)
- Regnskapsloven § 4-1 (Transaksjonsprinsippet)